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ASEGURAR LA PROTECCION DE DATOS EN LA ADMINISTRACIÓN DE FINCAS

09, agosto | ARTICULOS | Sin comentarios
ASEGURAR LA PROTECCION DE DATOS EN LA ADMINISTRACIÓN DE FINCAS

Dicen que los datos es el oro del siglo XXI, pieza tan codiciada sufrirá el acoso de los ciberdelincuentes profesionales o simples ladronzuelos. El Administrador de Fincas maneja información sensible y está obligado a tomar ciertas medidas  en la custodia de los mismos. Las principales tareas que ha de cumplir un administrador de fincas por mandato de la comunidad de propietarios, son las siguientes:

- Inscripción de ficheros

- Deber de información

- Calidad de los datos

- Conservación de datos

- Deber de secreto

- Cesiones de datos de carácter personal.

El administrador solo podrá ceder la información si hay consentimiento de los afectados.

1. Legitimación de los datos: los administradores de fincas realizan múltiples tratamientos de los datos de carácter personal, por ejemplo información financiera, teléfono móvil, correo electrónico, domicilio, composición familiar, datos patrimoniales etc. Están legitimados para tratar y disponer de los que resulten necesarios para la gestión ordinaria de los asuntos comunitarios.

2. Identificación de los tratamientos de datos: Necesarios para diversas funciones legales y contractuales asumidas y facilitar el ejercicio de sus derechos.

3. Registro de actividades de tratamiento: la obligación de inscribir el fichero en el Registro General de Protección de Datos corresponde a la Comunidad. Con el nuevo Reglamento Europeo de Protección de Datos que entra en vigor el 18 mayo de 2018 desaparecerá la obligación de inscribir el fichero, pero aparecen una serie de medidas de carácter interno que han de estar a disposición de la AEPD, e incorpora fortísimas sanciones por su incumplimiento.

4. El administrador de fincas como encargado del tratamiento de los datos. La finalidad es asegurar el correcto tratamiento de los mismos. La condición de responsable es de la Comunidad. Si el tratamiento de datos se le encarga al administrador de fincas, debería estar documentado en el contrato de mandato y/o prestación de servicios o por encomienda específica y remuneración correspondiente.

Esta labor profesional está expuesta a riesgos por robo de información, pérdida de la misma por actos de terceros, infidelidad de los empleados o colaboradores, errores en su tratamiento o manipulación, fallos tecnológicos u omisión con la consiguiente responsabilidad asegurable mediante tres soluciones bien definidas:

- El seguro de responsabilidad civil profesional del Colegio al que pertenezca, con expresa inclusión de las posibles sanciones de la AEPD.

- La póliza multirriesgo de su despacho profesional con la amplitud que cada aseguradora ofrece.

- La suscripción de un seguro específico de ciberriesgo adaptado a las características de su negocio que aporta cobertura a los daños propios, a las sanciones y a las responsabilidades.

Los tres son complementarios entre sí y cada uno da protección a situaciones diferentes. Infórmate, además, de un  seguro de protección jurídica que te ayude en los aspectos legales y si echas alguno en falta también se puede modificar la póliza en tu correduría de seguros de confianza.

Fuentes: CAF Madrid y elaboración propia

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